Прием дел и должности

Искусство слушать почти равносильно искусству хорошо говорить.

Пьер Буаст

Вряд ли кого-то нужно убеждать в том, что ваши успехи в новой должности, по крайней мере в первое время, будут почти на 100% зависеть от того, насколько вы грамотно и аккуратно примете дела.

Самое главное, что вам нужно понять, — это то, какие цели ставило перед вашим предшественником руководство фирмы доставки цветов Нижний Новгород и как он их пытался достичь. То есть перво-наперво вам нужно принять не матчасть и не конкретные бумаги, а опыт! Это — самое ценное, что у него есть. Вы же хотите учиться не на своих ошибках, а на его. И вам обязательно нужно это получить. Разговорите его, если надо — угостите сигаретой-другой, шоколадкой, пивом, сводите в кафе (нужное подчеркнуть). Как только необходимая вам информация будет получена, не стесняйтесь и запишите ее на бумаге. Более того, спросите у него, правильно ли вы его поняли, правильно ли вы записали то, что он вам сказал.

Второе, что вам нужно выяснить, опять относится не столько к «факту» вашей будущей деятельности, сколько к «духу». Вам необходимо понять место вашей должности в структуре компании, существующее отношение к ней со стороны непосредственного руководства, косвенного руководства (сюда мы отнесем топ-менеджмент, который напрямую вами не управляет), зависимых и независимых отделов и департаментов.

В идеале, помимо глубокого понимания корпоративной культуры компании (если в ней нет соответствующих документов, попробуйте сами при помощи сослуживцев и руководства сформулировать «цель», «миссию» и основные стандарты), вам нужно составить и собственный мини-кодекс. Определите ваше точное положение в служебной иерархии (кому конкретно вы подчиняетесь и кто конкретно подчиняется вам, в каких пределах), каково ваше «Великое Предназначение» на этой должности. Какую Миссию (пользу для организации) вы должны исполнять. Каких стандартов личного и служебного поведения вы должны придерживаться. Только не путайте то, как вы хотите, чтобы это было, с тем, как оно есть на данный момент. Сейчас вы принимаете дела, и вам надо правильно понять, какой багаж вам достается в наследство. Что с ним делать, мы подумаем позже. Получить же информацию для уточнения «глобального-компанейского» и «должностного» корпоративных кодексов вы можете с помощью «глубоких интервью» (замаскированных под «дружеский треп») с сослуживцами и руководством и из официальных и неофициальных бумаг компании (нормативные документы, приказы, инструкции, публикации во внутренних и внешних СМИ, из стенгазеты и Доски почета в конце концов).

Надеюсь, не надо объяснять, что важно с первого дня как можно глубже понять свою роль в компании? Меня всегда сильно удручает, когда люди ограничиваются только внешней стороной дела, забывая об огромной внутренней составляющей. Ведь после этого они на протяжении недель и даже месяцев совершают ошибки, которых можно было бы избежать, если бы с самого начала стал понятен смысл их деятельности. Ошибки вызывают раздражение руководства (тем более что оно само часто не может объяснить, чего хотело). А такое раздражение напрямую связано с размером вашего финансового поощрения.

Для того чтобы правильно пройти следующий (третий) этап передачи дел, вам нужно представить свой функционал в виде «черного ящика». Необходимо определить, что в этот ящик подается «на вход» и что от него в результате ожидается «на выходе». В деталях это означает, что нужно понять, какие «сущности» являются входящими «раздражителями» «черного ящика» и исходящими… м-м-м… сейчас подберу нужное слово… о! нашел, — «результатами» его деятельности. И существуют ли, и если да, то какие, правила, регламентирующие основные параметры (внешний вид и содержание) этих «сущностей». Вот неполный список «сущностей», о которых идет речь:

Вход:

1. Входящая документация.

2. Письменные распоряжения руководства.

3. Устные распоряжения руководства.

4. Запросы параллельных служб.

5. Различные «раздражители» из внешнего (по отношению к компании) мира (заказы клиентов, звонки с жалобами, информация об изменении законодательства… в общем, что угодно).

Выход:

1. Исходящая документация.

2. Распоряжения подчиненным.

3. Регулярные действия (контрольные и плановые мероприятия).

4. Реактивные действия (важно постараться прописать все пары причина-следствие).

5. Готовые продукты (если производство таковых ваша должность подразумевает).

Решив задачку «черного ящика», вы фактически постигнете правила взаимодействия своей служебной роли с внешним миром.

Да, чуть не забыл! Обязательно определитесь с тем, кто конкретно ваш руководитель (руководители) и кто ваши подчиненные. Как ни странно, это не всегда бывает заранее известно.

И вот только теперь, четко определив внутренние и внешние пружины, управляющие вашей работой в новой должности, имеет смысл переходить к тому, что обычно и называют «передачей дел», к непосредственной приемке рабочего места, необходимой служебной документации и материальной части. Думаю, здесь все более-менее понятно. И не стоит лишний раз таким профессионалам, как вы, говорить, что некоторая доля занудства и бюрократизма (приемка осуществляется строго по актам приемки-передачи с развернутыми подробными списками о предметах передачи, подписанных обеими сторонами) им совсем не помешает. Надеюсь, однако, что вы все-таки не будете пересчитывать канцелярские скрепки и скобки для степлера.

«Приемка дел» соответствует первичной стратегической стадии — стадии сбора и анализа информации. Буду рад, если на этом этапе вам удастся заложить прочный фундамент ваших будущих финансовых успехов.

Быстрый рецепт

Если вы последовали всем предыдущим советам из раздела «быстрых рецептов», значит, вы сейчас принимаете дела в должности, которая, мягко говоря, превышает вашу компетентность. Следовательно, будут проблемы. И в ближайшее время, и потом на вас будет много нареканий и жалоб. Вам нужно иметь возможность «свалить» все возможные недочеты в будущей работе на вашего предшественника. При этом вам все-таки необходимо быть в курсе дел и по возможности постараться быть компетентным.

Решается данное противоречие очень просто. Вы вцепляетесь в своего предшественника (если такая возможность есть), как клещ, и вытаскиваете из него всю нужную вам информацию. Не стесняйтесь спрашивать у него, что он собирался сделать в ближайшем будущем, какие проблемы в решении поставленных перед ним задач он видел и как собирался их решать. Если вам удастся его хорошенько разговорить (а обычно люди в таких ситуациях весьма разговорчивы), то вы сумеете почерпнуть много ценной уникальной информации и скорее всего будете иметь программу действий на первое время. Помните, очень часто увольнения происходят из-за того, что у начальства не хватило терпения дождаться положительных результатов. А еще чаще увольнения случаются тогда, когда сотрудник не смог воплотить собственный же гениальный план.

Итак, с одной стороны, вы выкачиваете информацию из предшественника и правдами и неправдами стараетесь удержать его около себя как можно дольше. Помимо получения дополнительной информации длительная приемка дел позволит вам продемонстрировать руководству, какая у вас важная и сложная должность. С другой стороны, когда вы отпустите выжатого как лимон предшественника на «вольные хлеба-, дайте понять начальству, что передача дел была осуществлена безобразно. Да иначе и быть не могло, ведь все дела у предшественника были в полном беспорядке, информация не была систематизирована и хранилась во множестве различных файлов, часть из которых была просто потеряна, и тд.